3 genialne ćwiczenia na zarządzanie czasem -Tym razem konkretnie aż do bólu.

 

Tym razem mam dla Was coś bardzo konkretnego. Już po zastosowaniu tych 3 prostych ćwiczeń nie tylko uświadomisz sobie jak wiele błędów popełniasz w dysponowaniu swoim czasem, ale zdobędziesz umiejętności, aby sobie z tym poradzić. Zacznijmy od tego. Uda Ci się na pewno- o ile podejmiesz się tych trzech ćwiczeń. To jest dobry początek!

W kolejnym artykule przejdziemy do dalszej części wtajemniczenia w efektywne planowanie i  zarządzanie czasem.

Jakie korzyści możesz mieć z lepszego panowania nad czasem?

  • Zaczniesz mieć więcej czasu, na to co dla Ciebie ważne
  • Będziesz odczuwał więcej satysfakcji pod koniec dnia
  • Szybciej zrealizujesz swoje cele.

To konkrety pod warunkiem, że ruszysz się i wykonasz te ćwiczenia. Wybierzesz to, co w Twoim przypadku zadziała. Konkretne narzędzia, które dadzą Ci więcej spokoju i więcej czasu. Z czego może wynikać Twój permanentny brak czasu?

5 najczęstszych błędów zarządzania czasem

Wypisałam te, które w 100 procentach przekładają się na nasze porażki i permanentny brak czasu

  • Zjadacze czasu. ( Jedno ćwiczenie, które Wam proponuje w dalszej części dotyczy pożeraczy czasu)
  • Brak priorytetów ( Bardzo często działamy jak dzieci we mgle. Wprawdzie idziemy, ale nie bardzo wiemy, w którym kierunku)
  • Brak samych celów i ram czasowych dla tych celów
  • Brak realnego oszacowania, na co wydajesz swój czas. Nie wiesz po prostu ile zajmują Ci poszczególne czynności

Ciekawostka:

W wielu zakładach, przed wprowadzaniem zmian dotyczących zarządzania czasem pracowników, robi się najpierw fotografię dnia. To najstarsza metoda zarządzania czasem. Jej początki sięgają 1792 roku!  Metoda polega na rejestrowaniu przy pomocy zegarka i odpowiedniego arkusza obserwacyjnego całego dnia pracy, na danym stanowisku.

Dzięki zastosowaniu fotografii dnia wiemy, ile czasu konkretnie zajmuje dana czynność. Szacowanie na oko, bardzo często jest pierwszym błędem uniemożliwiającym skuteczne zarządzanie czasem.

  • Brak planowania czasu. Polega to na codziennym działaniu w poczuciu samoczynnego układania obowiązków w oparciu o to co się dzieje aktualnie. Niestety nie zwiększa to naszej efektywności.

 

3 Proste ćwiczenia z zarządzania czasem na początek

Dzięki nim szybko zobaczysz efekty. Po zastosowaniu tych ćwiczeń będziesz miał większą motywacje, aby sięgnąć do bardziej rozbudowanych i zaawansowanych technik zarządzania czasem.

 

 1. Dwuetapowe ćwiczenie –Real Time

To ćwiczenie wymaga cierpliwości i dokładności. Daje jednak bardzo duży wgląd i jest krokiem milowym w radzeniu sobie z brakiem czasu.

Wykonanie zadania: Wieczorem usiądź, weź kartkę i wypisz dokładnie wszystkie czynności dnia następnego, nie zapominając o określeniu czasu, ile według Ciebie zajmuje Ci dana czynność. Pamiętaj o takim zapisaniu czynności, aby było to przejrzyste do analizy. Proponujemy, abyście zrobili to w formie tabeli, gdzie w jednej kolumnie zapisujecie czynności w drugiej ilość czasu, który według Was pochłonie dana czynność.

Gdy już dokładnie opiszesz z zadania, odłóż kartkę i sięgnij po kolejną, na której wypisz te same zadania. Zostaw miejsce na wpisanie czasu-oczywiście realnego czasu, który będziesz wpisywał w dniu następnym. Trzecią kolumnę nazwij różnica.

Gdy wstaniesz następnego dnia, Twoim zadaniem będzie dokładne zapisanie czasu wszystkich czynności, które wykonasz przez cały dzień. Musisz mieć przy sobie zegarek i kartkę, którą sobie przygotowałeś.

Zapisuj również te czynności, które wykonałeś spontanicznie i te o których zapomniałeś. Na kartce ma się znaleźć rzeczywiste odzwierciedlenie Twojego dnia!

UWAGA:

Wypisz na kartce każdą czynność, którą wykonujesz w trakcie dnia. Możesz śmiało zapisać nawet takie rzeczy, jak poranna wizyta w toalecie czy wynoszenie śmieci – chodzi bowiem o to, abyś wiedział dokładnie ile czasu zajmują Ci poszczególne czynności. Mamy tendencje do skracania  czasu podczas planowania dnia następnego. Przeszacowanie lub niedoszacowanie czasu, jest jednym z podstawowych problemów związanych z zarządzaniem czasem.

Nie wypełniaj kartki po całym dniu, tylko w trakcie dnia! Jeśli oszukasz i wypełnisz ją pod koniec dnia, Twoje ćwiczenie nie będzie miało żadnego sensu, a Ty oszukasz samego siebie.

2 Drogocenny pożeracz czasu

Aby poprawnie wykonać to ćwiczenie, musisz mieć przynajmniej 20 monet po 1 złotówce. Ćwiczenie z wykrywaniem zjadaczy czasu najlepiej zacznij od rana.

\"\"

Za każdym razem, gdy oddasz się jakiemuś pożeraczowi czasu, do specjalnej saszetki lub małego woreczka wrzuć 1 złotówkę. Po wrzuceniu złotówki, skończ z wykonywaną czynnością i zajmij się tym co powinieneś. Twoją złotówkę musisz wrzucić, gdy w danym momencie nie robisz tego co powinieneś. Jeśli na przykład jesteś w pracy, a odbierasz telefon i rozmawiasz z kumplem lub koleżanką –to jest to zjadacz czasu. Nie jest to pora, ani miejsce na pogaduchy. Jeśli pracujesz w domu i w czasie swojej pracy zabierasz się za zmywanie naczyń, to również w tym momencie, jest to zjadacz Twojego czasu. Czas na pracę ma być czasem poświęconym tylko na Twoje obowiązki!

Po całym dniu policz swoje monety w sakiewce.

Nie będzie mnie przy Tobie, podczas tego ćwiczenia, jednak bardzo ciekawa jestem efektów.  Kilka lat temu, podczas wykonywania tego ćwiczenia miałam 10 złotych. Przed wykonaniem ćwiczenia uświadamiającego, jak dużo czasu marnuje na czynności, które nie są zarezerwowane na dany czas, nie zdawałam sobie z tego sprawy.

Tak, to nie jest żart!

Nie jest to kolejne bezwartościowe ćwiczenie. Może i śmiesznie chodzić z sakiewką, ale wyniki są bezcenne.

Wieczorem, gdy zliczysz monety w swojej sakiewce czas, abyś zastanowił się ile czasu ukradłeś sobie na wykonywanie zaplanowanych zadań i jak to wpłynęło na Twoją efektywność.

Dla ułatwienia wypisałam kilka najczęstszych zjadaczy czasu:

Sprawdzanie kilkanaście razy skrzynki e-mail lub smsów, oglądanie tv, przeglądanie internetu, pogaduchy, kolejna 4 kawa lub herbata, instagram lub inne media, papieros (tak, tak e papieros też się liczy)

Po co takie ćwiczenie?

Po pierwsze, wreszcie uświadomisz sobie jak często to robisz. Twoja zwiększona świadomość tego nawykowego robienia sobie ciągłych przerw bardzo ułatwi Ci porzucenie tego nawyku. Będziesz zaskoczony, jak dużo marnotrawisz czasu.

Monety symbolizują wartość. 1 zł to niby nic, ale uskładanie kilku złotówek w ciągu całego dnia, oznacza już znaczną wartość. Mnożąc je prze 7 dni widzimy ile wartości ( a czas jest naszą największą wartością) marnotrawimy

3. Dość bałaganu i niepotrzebnych rzeczy.

 

Kolejne ćwiczenie będzie dla Ciebie trudne. Ponownie…no tak. Te ćwiczenia wkurzają, bo w gruncie rzeczy pokazują nam nasze drobne błędy, które leżą u podstaw naszego chronicznego braku czasu.

Zaczynamy od Twojego biurka lub innego miejsca, gdzie najczęściej pracujesz. Jeśli jesteś kucharzem, zaczynamy od blatów kuchennych i szafek, jeśli jesteś księgową, kadrową lub inną osobą pracującą z dokumentami,  to zacznijmy od biurka i regałów obok.

Uporządkowane miejsce pracy to kwestia zasadnicza.

Nie chodzi tu wcale o to, czy ktoś jest pedantem, czy brudasem. Mam tu na myśli wpływ bałaganu na pracę.

Istnieje podstawowa zasada 60 sekund.

Polega ona na tym, że gdy w biurze lub Twoim miejscu pracy ktoś zapyta Cię o jakiś dokument, narzędzie do pracy lub cokolwiek innego, związanego z Twoją praca to powinieneś to znaleźć w ciągu 60 sekund. Jeśli nie jesteś w stanie tego zrobić to, albo masz bałagan, albo złe oznaczanie i katalogowanie rzeczy z którymi pracujesz.

Gdy pytam mojego partnera, gdzie znajdę taki a taki śrubokręt, to w ciągu kilku sekund mi go daje. Wiesz dlaczego? Spójrz na zdjęcie poniżej.

\"\"

\"\"

Tak wyglądają jego posegregowane narzędzia.

Doskonale pamiętam jaki rozgardiasz panuje u mojego brata. Tam, aby coś znaleźć, trzeba poświęcić mnóstwo czasu , a i to nie gwarantuje sukcesu!

Zaproponowałam Ci trzy proste ćwiczenia związane z zarządzaniem czasem.

Tak jak wspomniałam to jest dobry początek w wprowadzaniu zmian . Już za tydzień przedstawię Wam dwie dobrze sprawdzające się techniki zarządzania czasem. Bardzo ciekawa jestem Waszych odczuć, gdy zrobicie sobie takie ćwiczenia…:)

 

 

Scroll to Top