Teoria teorią, a praktyka praktyką. Nie jestem w stanie zliczyć ile razy słyszałam tą wypowiedź.
Jak to się dzieje, że mając głowę po uszy wypchaną wiedzą, popełniamy głupie błędy, a następnie wyliczamy pseudo powody, które niejako wywoływały takie, a nie inne skutki? Przecież wiemy w teorii, jak to należy zrobić? Napisano o tym niejedną książkę…
Dziś zatrzymam się w obszarze tematu zarządzania, a konkretnie zarządzaniu czasem managera.
Okazuje się, że zdolności zarządzania przekładają się bezpośrednio również na tą dziedzinę.
Najpierw zacznijmy od tego co najważniejsze…
Znawca teorii zarządzania czasem powie, że reguły i zasady rządzące planowaniem, organizowaniem czasu są podobne na wszystkich stanowiskach. Nie ma sensu dzielić tu na stanowiska specjalistyczne i managerskie.
Zgodzę się z tym, natomiast chciałabym podkreślić pewien mechanizm mocno ingerujący w efektywność pracy managera.
Jest jedna drobna różnica między zarządzaniem swoim czasem na stanowiskach managerskich i specjalistycznych…
Manger jest oceniany z całości realizacji celów i z tego jak zarządza innymi. Ważne jest jak wykorzystuje zasoby, które są dla niego dostępne przy realizacji celów. Specjaliści rozliczani są z realizacji określonych zadań. W przypadku managera, umiejętność delegowania zadań innym nabiera szczególnego znaczenia.
Co jest najczęstszą przyczyną niezrealizowania założonych planów i celów?
-
Brak wystarczająco dużego skupienia się na celach głównych i na możliwościach rozwiązania problemów z tymi celami związanych.
Przyjmując jakikolwiek ambitny plan masz zazwyczaj długą drogę do przejścia. Nieważne, czy masz własny jednoosobowy biznes, czy firmę, gdzie zarządzasz własnym zespołem pracowniczym, czy też jesteś managerem w korporacji.
Ambitne cele mają to do siebie, że wymagają większych zasobów (wiedzy, zaangażowania, pracy, niestandardowych rozwiązań).
Osoby stawiające sobie takie cele, zazwyczaj mają również masę zadań codziennych, mniej lub bardziej drobnych.
2. Błąd popełniany przez osoby, którym się nie udaje jest banalny…
Błąd polega na przesuwaniu w czasie trudniejszych obowiązków. Manager skupiając się na tzw. drobnicy, która jest jego zdaniem pilna, podświadomie przygotowuje się do trudniejszych obowiązków. Dzięki temu łatwiej mu będzie podjąć wyzwanie związane z zadaniami, które są znacznie trudniejsze. Niestey, zazwyczaj samo przygotowanie się do trudniejszych obowiązków trwa zbyt długo. Konsekwencją jest brak czasu na doskonałe i pełne zrealizowanie najważniejszego celu.
Jeśli dodamy do tego podejście polegające na tym, że sami większość rzeczy zrobimy lepiej- jesteśmy już krok od porażki.
Kto najczęściej popełnia błąd drobnicy?
Managerowie, którzy dostali właśnie awans są najbardziej narażeni na ten efekt. Częściowo żyją jeszcze w świecie swoich poprzednich obowiązków, dodając do tego repertuaru obowiązki managera. Dobry manager nie może jednak wykonywać już tych obowiązków, które wykonywane były na stanowisku specjalistycznym. Ma on inne cele do zrealizowania i zwyczajnie albo nie starczy mu czasu na te najważniejsze cele albo zrealizuje je częściowo. Te cele, które stawiane są przed managerem zwykle wymagają bardzo dużej ilości czasu. Sytuacja, gdzie realizujemy drobne obowiązki kosztem codziennego zajmowania się tym co przybliża nasz główny cel, powoduje bardzo negatywne skutki. Zmniejszamy sobie ilość czasu potrzebnego na to co najważniejsze. Zazawyczaj taki manager ma duże problemy z delegowaniem tych zadań, które wcześniej były jego domeną. Ma błędne przeświadczenie, że może robić to co wcześniej, dodając do tego zarządzanie. Przecież to takie proste!
Efekt końcowy…frustracja, brak wyników, niezrealizowany do końca najwazniejszy cel.
To główny cel jest ważny…
Duże i ambitne cele wpływają na końcowy efekt. Tu kłania się zasada Pareto. Okazuje się, że zrealizowanie tych celów przyniesie największe korzyści i zapewni firmie przetrwanie.
Planując każdy dzień, najpierw na pierwszy plan powinny być wysuwane obowiązki ważne i pilne, a nastepnie te, które są priorytetem pod względem naszych celów głównych. Jeśli praca nad tym z czego będą nas rozliczać będzie realizowana z zaangażowaniem i codziennie, nie braknie nam czasu na to, co zostało wskazane jako nasze najważniejsze osiągnięcie.
Większość z nas zajmuje się w ciągu dnia całą masą drobnych niepotrzebnych rzeczy. Dorzućmy do tego jeszcze troche zjadaczy czasu i przenieśmy się na koniec dnia pracy. Jaki efekt?
-,,Kurcze…nawet nie tknęłam tego co było najważniejsze! Jak szybko zleciał mi ten dzień. Nie miałam czasu, aby zająć się tym co najważniejsze…!’’
Pamiętajmy
Czas, który jesty potrzebny na rozwiązanie problemów i zrealizowanie postawionych celów obejmuje zarówno etap przygotowania, zbierania informacji i analizy problemu, jak i etap generowania rozwiązań, a na koniec wdrażania tych rozwiązań. Do zadań długodystansowych należy zabierać się systematycznie. Większość managerów jest maksymalnie obłożona pracą i zazwyczaj musi szybko selekcjonować zadania i skupiać się na tych najbardziej pilnych, a w drugiej kolejności na tych najistotniejszych. Tak przynajmniej powinno być, biorąc pod uwagę teorię i praktykę. Proste narzędzia, które mogą Wam pomóc: matryca Eisenhowera
Pamiętajcie o tym planując Wasz dzień!